Datenschutzerklärung

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Städt. Realschule Im Kleefeld
Martin Havers, Schulleiter
Im Kleefeld 19
51467 Bergisch Gladbach
Telefon: 02202/9696250
E-Mail: [email protected]

Vertretungsberechtigt

Thomas Rethman, stellvertrender Schulleiter

II. Kontaktdaten der oder des Datenschutzbeauftragten

Tel.: 02202/9696250
E-Mail: [email protected]

III. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
1. Datum und Uhrzeit des Zugriffes
2. Die IP-Adresse des Nutzers
3. Die Betriebssystemversion des Nutzers
4. Der Browsertyp des Nutzers
5. Die vom Nutzer aufgerufene Seite
Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Zweck der Datenspeicherung ist die technische Optimierung unserer Internetseite. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO.
Die Daten werden für zwei Monate gespeichert, sie werden lediglich statistisch ausgewertet.

IV. Verwendung von Cookies

Siehe "Cookie-Einstellungen".

V. Speicherung personenbezogener Daten bei Kontaktaufnahme

Sofern Sie per E-Mail den Kontakt mit uns aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Diese Daten werden für Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens und der Kontaktaufnahme mit Ihnen gespeichert.
Wenn Sie Gebrauch von unserem Kontaktformular machen, werden die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse.
Die Löschung der Daten erfolgt, sobald deren Speicherung für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht mehr erforderlich ist.

VI. Betroffenenrechte

Sie können folgende Rechte geltend machen:

Auskunft/ Akteneinsicht

Gem. Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft bzw. Akteneinsicht über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigung 

Sind bei uns gespeicherte personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie gem. Art. 16 DSGVO das Recht, diese berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen. 

Löschung 

Art. 17 DSGVO normiert das Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Dieses Recht steht Ihnen insbesondere dann zu, wenn die Speicherung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben nicht mehr erforderlich ist oder Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen haben.

Einschränkung der Verarbeitung 

Gem. Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der personenbezogenen Daten verlangen, wenn
•die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird 
•die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen
•wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
•oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben

Widerspruch

Sie können bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ein Widerspruchsrecht geltend machen. Gem. Art. 21 DSGVO ist jedoch zu berücksichtigten, ob schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Datenübertragbarkeit

Ist die Verarbeitung Ihrer Daten mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens erfolgt, haben Sie gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an eine andere Schule zu übermitteln bzw. durch uns übermitteln zu lassen.

Widerruf der Einwilligung

Sie haben gem. Art. 7 Absatz 3 DSGVO das Recht, uns erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Beschwerde 

Art. 77 DSGVO normiert ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: [email protected]


Hinweise zur Nutzung von SDUI

Datenschutzerklärung und Einwilligung zur App Sdui

Liebe Eltern, Liebe Schülerinnen und Schüler,
der Schutz der Daten von Ihnen und Ihrer Kinder liegt uns sehr am Herzen. Daher haben wir als Realschule Im Kleefeld uns dafür entschieden, die datenschutzfreundliche
Anwendung „Sdui“ der Sdui GmbH, Universitätsstr. 3, 56070 Koblenz an unserer Schule einzusetzen, um im Schulalltag einfacher kommunizieren zu
können. Um Ihnen und Ihrem Kind ein Konto auf „Sdui“ bereitstellen zu können, benötigen wir Ihre Einwilligung. Mit der Nutzung einer solchen App
gehen sehr viele Datenverarbeitungen einher – damit du/Sie in der Lage sind eine informierte Einwilligung zu erteilen, möchten wir deshalb im
folgenden Abschnitt darstellen, welche Datenverarbeitungen stattfinden sofern du/Sie sich entscheiden ein „Sdui“-Konto einrichten zu lassen.
Erst einmal vorweg: Wir haben uns bewusst für den Anbieter Sdui entschieden, da dieser die Daten grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Sdui
selbst nutzt Server der LUMASERV Systems in Deutschland, wo die Daten letztendlich auch verarbeitet werden. Sollte Daten in Ausnahmefällen
woanders verarbeitet werden, weisen wir noch einmal gesondert darauf hin.
1. Aufklärung zur Verarbeitung der Stammdaten jedes Benutzers:
Damit es keinen Missbrauch der App gibt und jeder weiß, wer welche Handlungen darin vorgenommen hat, ist die Angabe und die Speicherung sowie
die Anzeige des Vor- und Nachnamens in der App eine zwingend erforderliche Voraussetzung für die Nutzung der App. Der Name wird außerdem für
folgende Aktionen zwingend benötigt:
1. Anzeige in Menüpunkt „News“, damit der Ersteller einer News (meistens eine Lehrkraft) sehen kann, wer sich im Verteiler befindet und die Nutzer
sehen können, wer der Autor ist. Innerhalb dieser „News“ können Autoren auch andere Nutzer erwähnen, um etwa Aufgaben zu verteilen.
2. Zur Anzeige einer Empfangs- und Lesebestätigung bei dem Autor einer “News”.
3. Anzeige im Menü-Punkt „Cloud“, sofern dort Dokumente mit Nennung von Namen hinterlegt werden.
Um die Schüler den entsprechenden Gruppen und Gruppen-Chats (siehe 4.) zuzuordnen und den Stundenplan anzeigen zu können, werden außerdem
zu jedem Schüler Informationen über seinen Stundenplan gespeichert. Um Eltern ebenfalls den korrekten Gruppen zuzuordnen, sind Elternteile mit
ihren jeweiligen Kindern verknüpft.
Am Ende eines Schuljahres wird jeweils geprüft, inwieweit eine weitere Speicherung in der Anwendung Sdui erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass
Speicherfristen in unseren lokalen Systemen oder „Offline“ hiervon nicht betroffen sind.
2. Aufklärung zur Protokollierung:
Um die Sicherheit vor Angriffen zu gewährleisten und Änderungen an Daten nachvollziehe zu können, werden in der Anwendung Sdui sogenannte
Protokolle angefertigt. Diese Protokolle sollen gewährleisten, dass am Ende nachvollziehbar ist, wer welche Daten wann in das Programm
eingetragen, geändert oder gelöscht hat. Das ist wichtig, damit wir Unstimmigkeiten im Nachhinein aufklären können.
3. Verarbeitung der E-Mail-Adresse (optional):
Ihre E-Mail können Sie optional in der App eingeben, welche auch einen Fantasie-Namen oder einen Nicknamen haben kann. Sie ist zum Zurücksetzen
eines Passworts erforderlich und für Andere nicht sichtbar. Ohne die Angabe einer E-Mail-Adresse ist das Zurücksetzen des Passworts nur durch einen
Antrag im Sekretariat bzw. beim IT-Administrator möglich.
4. Aufklärung für die Benutzung der Chatfunktion:
Die App bietet – für Schulen, die sich dafür entscheiden – eine schulspezifische Chatfunktion. Darüber soll insbesondere der Vorteil gewährt werden,
dass Schüler/innen, Eltern und Lehrkräfte sich kurzfristig über organisatorische und / oder lernrelevante Themen austauschen können. Dieser
Austausch findet bisher oft über externe Dienste wie WhatsApp statt, wobei kein hinreichender Datenschutz gewährleistet ist. Sdui bietet mit der
Chatfunktion eine sichere und schulinterne Alternative, die ohne private Handynummer auskommt. Damit es keinen Missbrauch gibt, sind die Nutzer
jeweils mit Ihrem Namen für andere Nutzer sichtbar, wenn sie Chat-Nachrichten schreiben oder durch Administratoren (meist Lehrkräfte und ggf.
Schüler in besonderen Positionen wie z.B. Schulsprecher) in Gruppen (Klassenverband sowie ggf. Interessengruppen wie z.B. Sport-AG) aufgenommen
werden. Schüler und Eltern dürfen innerhalb eines Chats erst Nachrichten oder Dateien (Fotos, Videos, Dokumente etc.) (nachfolgend: „Inhalt“)
senden, wenn ein Administrator dies freigegeben hat. Die in dem Chat vorgenommen Aktionen, wie etwa ausgetauschte Inhalte, werden gespeichert.
Ein eigens mitgeteilter Inhalt kann vom Autor mit Wirkung gegenüber jedermann gelöscht werden. Dabei ist allerdings nicht auszuschließen ist, dass
dieser Inhalt bereits von anderen Nutzern kopiert, heruntergeladen oder auf sonstige Weise für eigene Zwecke dupliziert wurde.
Zur Vorbeugung von Missbrauch kann ein Gruppen-Administrator (meist eine Lehrkraft) das Teilen von Inhalten einschränken. Für derartige
Funktionen speichert die App alle vom Nutzer vorgenommenen Einstellungen. Damit die Chatfunktion den Ablauf des Schulalltages bestmöglich
erleichtern kann, ist die Verarbeitung der genannten Daten zwingend für den Betrieb der Chatfunktion erforderlich.
5. Aufklärung über die Videochatfunktion:
Die App Sdui bietet die Möglichkeit Videokonferenzen zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern durchzuführen. Um diese zu ermöglichen, müssen
wir Audio- und Videostreamingdaten verwenden. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine Chatfunktion innerhalb der Webkonferenz zu benutzen.
Um diese zur Verfügung stellen zu können, müssen wir die Inhalte als auch die dazu gehörigen Metadaten (Sender, Empfänger usw.) verarbeiten. Eine
Aufzeichnung dieser Daten findet nicht statt, auch eine Aufzeichnungsfunktion für die Videokonferenz wird aus Datenschutzgründen nicht angeboten.
Ebenfalls werden Textchats nicht aufgezeichnet, sondern nach Abschluss der Konferenz gelöscht. Damit wir die Teilnehmer korrekt zuordnen können,
wird bei jeder Konferenz eine temporäre Teilnehmernummer erzeugt, die nach Ende der Konferenz allerdings nicht mehr auf einzelne Nutzer
zurückverfolgt werden kann. So kann zwar danach eingesehen werden, dass eine Konferenz an einem bestimmten Datum und Uhrzeit stattgefunden,
aber nicht mehr ermittelt werden, wer daran teilgenommen hat. Bevor die Teilnahme an einer Videokonferenz stattfinden kann, verarbeiten wir auch
Authentifizierungsdaten, um zu gewährleisten, dass nur berechtige Personen Zutritt zum Videokonferenzraum erhalten. Ob einzelne Funktionen wie
z.B, das Screensharing genutzt werden können, hängt von dem Browser bzw. Betriebssystem des Endgerätes ab, auf welchem die Videokonferenzen
durchgeführt werden. Es ist daher erforderlich, diese Informationen zu verarbeiten um die Funktionen angepasst auf das konkret genutzte Endgerät
zur Verfügung zu stellen.
6. Verwendung von Push-Nachrichten:
Sie können in den Mobile-Apps sogenannte Push-Benachrichtigungen abonnieren. Diese Funktion wird von dem jeweiligen Anbieter des
Betriebssystems, das ihre Geräte verwendet, zur Verfügung gestellt und von der App bespielt. Wenn Sie diesen Dienst nutzen, ist es notwendig, dass
der Anbieter Ihres Betriebssystems (Apple oder Google) Daten von Ihnen erhebt, um Ihnen den Dienst zur Verfügung stellen zu können.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die Einwilligung, die Sie direkt auf Ihrem Gerät erteilen.
7. Ihre weiteren Rechte:
Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:
- Ein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
– Das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
– Das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
– Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
– Das Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO. Ebenfalls besteht das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz über die von uns
durchgeführten Datenverarbeitungen zu beschweren.
8. Aufklärung über die Datenverarbeitung durch Sdui bei der Nutzung der Sdui-App:
Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Sdui-App zu nutzen, finden auch Datenverarbeitungen statt, für die die Sdui GmbH selbst Verantwortlicher ist
und nicht wir als Schule. Um transparent für Sie zu sein, möchten wir Ihnen auch darüber gerne hier eine Übersicht geben:
8.1 Erhebung von Daten zur Bereitstellung des Dienstes:
Wenn Sie unsere App nutzen, dann tun Sie das entweder über die Webseite oder direkt in der Sdui-App. Um die Kommunikation mit Sdui zu
ermöglichen, werden aus technischen Gründen zwingend mindestens folgende Daten verarbeitet: IP-Adresse, ggf. Browsertyp und Browserversion,
verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners und Uhrzeit der Anfrage. Die Speicherung dieser Logs erfolgt
gemäß Sdui für 14 Tage.
Wir verwenden keine Cookies für die Nutzung der Sdui App. Wir speichern lediglich im lokalen Speicher des Endgerätes folgende Datenkategorien ab,
um vollwertige Funktionsweise der App gewährleisten zu können:
1. Einstellungen der App spezifisch für das lokale Endgerät. Darunter fallen folgende Einstellungen: Informationen zum Gerätetyp; Informationen zu
“Hilfe-Hinweis” Karten in der App; in der nativen App ein Token für den Push-Nachrichtenversand; Informationen, ob ein Sdui Update verfügbar ist.
2. Authentifizierungsdaten - dabei handelt es sich um die Login-Daten des Sdui Nutzers, damit sich dieser nicht ständig neu einloggen muss.
8.2 Erhebung von Daten zur Verbesserung der App:
Damit die Sdui GmbH deren App stets verbessern und benutzerfreundlicher gestalten kann, speichert die App völlig anonym und ohne, dass es eine
Möglichkeit der Rückverfolgung gibt, statistische Werte über die Nutzung der Funktionen ab. Dies geschieht, wenn Sie in der App die
Datenübermittlung zur Optimierung der App akzeptieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können die Funktion jederzeit in der App
wieder deaktivieren. So kann beispielsweise besser gesehen werden, unter welchem Menüpunkt es häufig zu Fehlern der Anwender kommt, sodass
dieser Menüpunkt überarbeitet werden kann. Die Speicherung dieser statistischen Auswertung erfolgt auf Grund eines berechtigten Interesses zur
stetigen Verbesserung der App und zur Ermöglichung einer benutzerfreundlichen Handhabung und bedarf daher nicht einer Einwilligung. Sie können
dieser statistischen Auswertung in den App-Einstellungen jederzeit widersprechen.

Hinweise zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland limited. Wenn der Verantwortliche für die Datenverarbeitung auf dieser Website außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz sitzt, dann erfolgt die Google Analytics Datenverarbeitung durch Google LLC. Google LLC und Google Ireland Limited werden nachfolgend "Google" genannt. Bei der Verwendung von Google Analytics wird die Datenverarbeitung technisch durch Jimdo erbracht. Insoweit wird hiermit auf die Datenschutzhinweise von Jimdo verwiesen. Die Jimdo GmbH (Jimdo GmbH, Stresemannstrasse 375, 22761 Hamburg [email protected]) sowie der Betreiber dieser Website tragen eine gemeinsam Verantwortung für die Datenverarbeitung in Zusammenhang mit Google Analytics auf dieser Website.


Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf dem verwendeten Gerät gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch den Seitenbesucher ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert.


Google Analytics wird ausschließlich mit der Erweiterung "_anonymizeIp()" auf dieser Website verwendet. Diese Erweiterung stellt eine Anonymisierung der IP-Adresse durch Kürzung sicher und schließt eine direkte Personenbeziehbarkeit aus. Durch die Erweiterung wird die IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von dem entsprechenden Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.


Im Auftrag von Jimdo und dem Seitenbetreiber wird Google die anfallenden Informationen benutzen, um die Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen Jimdo und dem Seitenbetreiber gegenüber zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung liegt in der Optimierung dieser Website, der Analyse der Benutzung der Website und der Anpassung der Inhalte, die durch die Bereitstellung der Statistikfunktionen von Jimdo ermöglicht wird. Die Interessen der Nutzer werden durch die Pseudonymisierung hinreichend gewahrt.


Google LLC. bietet eine Garantie auf Basis der Standardvertragsklauseln ein angemessenes Datenschutzniveau einzuhalten. Die gesendeten und mit Cookies, Nutzerkennungen (z. B. User-ID) oder Werbe-IDs verknüpften Daten werden nach 50 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat.


Die Erfassung durch Google Analytics kann verhindert werden, indem der Seitenbesucher die Cookie-Einstellungen für diese Website anpasst. Der Erfassung und Speicherung der IP-Adresse und der durch Cookies erzeugten Daten kann außerdem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprochen werden. Das entsprechende Browser- Plugin kann unter dem folgenden Link heruntergeladen und installiert werden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.


Der Seitenbesucher kann die Erfassung durch Google Analytics auf dieser Webseite verhindern, indem er auf folgenden Link klickt. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, der die zukünftige Erfassung der Daten beim Besuch dieser Website verhindert.


Wenn Link geklickt: Der Seitenbesucher hat der Erfassung von Daten mittels Google Analytics auf dieser Webseite widersprochen.


Nähere Informationen zu den Google Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden sich unter den Google Analytics Bedingungen bzw. unter der Google Analytics Übersicht.


Gemäß der einschlägigen Gesetzgebung und der DSGVO hat Seitenbesucher in Bezug auf seine personenbezogenen Daten, die über diese Google Analytics Datenverarbeitung verarbeitet werden, bestimmte Rechte. Insbesondere hat er ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Datenübertragbarkeit bzw. Löschung seiner Daten und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Der Seitenbesucher hat bezüglich bestimmter Verarbeitungen seiner Daten auch das Recht auf Widerspruch. Zur Wahrnehmung dieser Betroffenenrechte bezüglich der Google Analytics Datenverarbeitung auf dieser Seite, kann sich ein Betroffener(Seitenbesucher) jederzeit an Jimdo(Jimdo GmbH [email protected]) oder den Seitenbetreiber wenden.

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

Städt. Realschule Im Kleefeld, Bergisch Gladbach

Für alle Arbeiten im Unterricht und in Phasen des eigenverantwortlichen Lernens erhältst du/ erhalten Sie Zugang zu unserer Arbeitsplattform Office 365 Education (im Folgenden „Office 365“). Den Zugang zu Office 365 stellen wir dir/Ihnen auch außerhalb des Unterrichts zur schulischen Nutzung Verfügung. Die Nutzung setzt einen verantwortungsvollen Umgang mit den Netzwerkressourcen, der Arbeitsplattform Office 365 sowie den eigenen personenbezogenen Daten und denen von anderen in der Schule lernenden und arbeitenden Personen voraus. Die folgende Nutzungsvereinbarung informiert und steckt den Rahmen ab für eine verantwortungsvolle Nutzung und ihre Annahme bzw. die Einwilligung sind Voraussetzung für die Erteilung eines Nutzerzugangs.

Nutzungsvereinbarung

Geltungsbereich

Die Nutzungsvereinbarung gilt für Schüler und Lehrkräfte, nachfolgend "Benutzer" genannt, welche das von der Schule bereitgestellte Office 365 zur elektronischen Datenverarbeitung nutzen.

Laufzeit

Dem Benutzer werden innerhalb seiner Dienstzeit/ Schulzeit ein Benutzerkonto bei Microsoft und eine Office 365 Education-Lizenz1 zur Verfügung gestellt. Beim Verlassen der Schule wird das Benutzerkonto deaktiviert und gelöscht sowie die Zuweisung der Office 365 Education-Lizenz aufgehoben.

Umfang

Zum Umfang des von der Schule für die Benutzer kostenlos bereitgestellten Paketes gehören:

  • ●  Zugang zu Office 365 mit
    • ○  einer schulischen E-Mail-Adresse
    • ○  Online Speicherplatz auf Microsoft OneDrive
    • ○  Microsoft Office Online (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams, Sway, ...)
  • ●  Die Möglichkeit Office 365 auf bis zu 5 Privatgeräten zu installieren.
  • Datenschutz und Datensicherheit
  • Mit Microsoft wurde zur Nutzung von Office 365 ein Vertrag abgeschlossen, welcher gewährleistet, dass personenbezogene Daten von Benutzern nur entsprechend der Vertragsbestimmungen verarbeitet werden.
  • Microsoft verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten von Benutzern in Office 365 nicht zur Erstellung von Profilen zur Anzeige von Werbung oder Direkt Marketing zu nutzen. Ziel unserer Schule ist es, durch eine Minimierung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Office 365 auf das maximal erforderliche Maß, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Schüler und Lehrkräfte bestmöglich zu schützen.

 

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Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

Dieses ist nur möglich, wenn die Benutzer selbst durch verantwortungsvolles Handeln zum Schutz und zur Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten beizutragen und auch das Recht anderer Personen an der Schule auf informationelle Selbstbestimmung respektieren.

An erster Stelle gilt dieses für die Nutzung von personenbezogenen Daten in der Cloud von Office 365.

Verantwortungsvolles und sicheres Handeln bedeutet:

Passwörter

  • ●  müssen sicher sein und dürfen nicht erratbar sein. Sie müssen aus mindestens 6 Zeichen bestehen, worunter sich eine Zahl, ein Großbuchstabe und ein Sonderzeichen befinden müssen.
  • ●  sollten zumindest einmal im Schuljahr gewechselt werden.
  • Zugangsdaten
  • ●  Der Benutzer ist verpflichtet, die eigenen Zugangsdaten zum persönlichen Office 365 Konto geheim zu halten. Sie dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden.
  • ●  Sollten die eigenen Zugangsdaten durch ein Versehen anderen Personen bekannt geworden sein, ist der Benutzer verpflichtet, sofort Maßnahmen zum Schutz der eigenen Zugänge zu ergreifen. Falls noch möglich, sind Zugangspasswörter zu ändern. Ist dieses nicht möglich, ist ein schulischer Administrator zu informieren.
  • ●  Sollte der Benutzer in Kenntnis fremder Zugangsdaten gelangen, so ist es untersagt, sich damit Zugang zum fremden Benutzerkonto zu verschaffen. Der Benutzer ist jedoch verpflichtet, den Eigentümer der Zugangsdaten oder einen schulischen Administrator zu informieren.
  • ●  Nach Ende der Unterrichtsstunde oder der Arbeitssitzung an einem schulischen Rechner bzw. Mobilgerät meldet sich der Benutzer von Office 365 ab (ausloggen).
  • Personenbezogene Daten
  • Für die Nutzung von personenbezogene Daten wie dem eigenen Name, biographischen Daten, der eigenen Anschrift, Fotos, Video und Audio, auf welchen der Benutzer selbst abgebildet ist und ähnlich gelten die Prinzipien der Datenminimierung und Datensparsamkeit.
  • Office 365
  • ●  Personenbezogene Daten des Benutzers haben in Office 365 nichts verloren.
  • ●  Eine Speicherung von personenbezogenen Daten in Microsoft OneDrive ist nicht zulässig.
  • ●  Bei der Nutzung von Office 365 von privaten Geräten aus, ist darauf zu achten, dass keine
  • Synchronisation mit OneDrive stattfindet.

Personenbezogene Daten gehören grundsätzlich nicht in die Microsoft Cloud, weder die eigenen noch die von anderen! Jeder Benutzer hat dafür zu sorgen, dass Sicherheit und Schutz von personenbezogenen Daten nicht durch leichtsinniges, fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln gefährdet werden.

Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

E-Mail

Bestandteil des Office 365 Paketes ist auch eine schulische E-Mail-Adresse, die gleichzeitig Teil der Zugangsdaten ist.

  • ●  Die Nutzung des schulischen E-Mail-Kontos ist nur für schulische Zwecke zulässig. Eine Nutzung für private Zwecke ist nicht erlaubt.
  • ●  Wie bei den anderen Komponenten von Office 365 ist auch beim Versand von E-Mails die Nutzung von personenbezogenen Daten zu minimieren.
  • ●  Eine Weiterleitung schulischer E-Mails auf eine private E-Mail-Adresse ist nicht gestattet.
  • Kalender
  • Die Aufnahme von privaten, nicht schulischen Terminen in den Kalender von Office 365 ist nicht zulässig. Dazu gehören auch die Geburtstage von anderen Benutzern aus der Schule.
  • Kopplung mit privaten Konten oder anderen Diensten
  • ●  Zur Wahrung des Schutzes und der Sicherheit der eigenen personenbezogenen Daten ist es nicht zulässig, das schulische Office 365 Konto mit anderen privaten Konten von Microsoft oder anderen Anbietern zu koppeln.
  • ●  Eine Nutzung des schulischen Office 365 Kontos zur Authentifizierung an anderen Online Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.
  • Urheberrecht
  • ●  Bei der Nutzung von Office 365 sind die geltenden rechtlichen Bestimmungen des Urheberrechtes zu beachten. Fremde Inhalte, deren Nutzung nicht durch freie Lizenzen wie Creative Commons, GNU oder Public Domain zulässig ist, haben ohne schriftliche Genehmigung der Urheber in Office 365 zu suchen, außer ihre Nutzung erfolgt im Rahmen des Zitatrechts.
  • ●  Fremde Inhalte (Texte, Fotos, Videos, Audio und andere Materialien) dürfen nur mit der schriftlichen Genehmigung des Urhebers veröffentlicht werden. Dieses gilt auch für digitalisierte Inhalte. Dazu gehören eingescannte oder abfotografierte Texte und Bilder. Bei vorliegender Genehmigung ist bei Veröffentlichungen auf einer eigenen Website ist, der Urheber zu nennen, wenn dieser es wünscht.
  • ●  Bei der unterrichtlichen Nutzung von freien Bildungsmaterialien (Open Educational Resources - OER) sind die jeweiligen Lizenzen zu beachten und entstehende neue Materialien, Lernprodukte bei einer Veröffentlichung entsprechend der ursprünglichen Creative Commons Lizenzen zu lizenzieren.
  • ●  Bei von der Schule über Office 365 zur Verfügung gestellten digitalen Inhalten von Lehrmittelverlagen ist das Urheberrecht zu beachten. Eine Nutzung ist nur innerhalb der schulischen Plattformen zulässig. Nur wenn die Nutzungsbedingungen der Lehrmittelverlage es gestatten, ist eine Veröffentlichung oder Weitergabe digitalen Inhalten von Lehrmittelverlagen zulässig.
  • ●  Stoßen Benutzer in Office 365 auf urheberrechtlich geschützte Materialien, sind sie verpflichtet, dieses bei einer verantwortlichen Person anzuzeigen.
  • ●  Die Urheberrechte an Inhalten, welche Benutzer eigenständig erstellt haben, bleiben durch eine Ablage oder Bereitstellung in Office 365 unberührt.


Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

Unzulässige Inhalte und Handlungen

Benutzer sind verpflichtet, bei der Nutzung von Office 365 geltendes Recht einzuhalten.

  • ●  Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische,
  • menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über Office 365 abzurufen, zu
  • speichern oder zu verbreiten.
  • ●  Die geltenden Jugendschutzvorschriften sind zu beachten.
  • ●  Die Verbreitung und das Versenden von belästigenden, verleumderischen oder
  • bedrohenden Inhalten ist unzulässig.
  • ●  Die E-Mail-Funktion von Office 365 darf nicht für die Versendung von Massen-Nachrichten
  • (Spam) und/oder anderen Formen unzulässiger Werbung genutzt werden.
  • Zuwiderhandlungen
  • Im Falle von Verstößen gegen diese Nutzungsordnung behält sich die Schulleitung der Johannes- Gutenberg-Realschule das Recht vor, den Zugang zu einzelnen oder allen Bereichen innerhalb von Office 365 zu sperren. Davon unberührt behält sich die Schulleitung weitere dienstrechtliche Maßnahmen oder Ordnungsmaßnahmen vor.
  • Nutzungsbedingungen von Microsoft für Office 365
  • Es gelten außerdem die Nutzungsbedingungen des Microsoft-Servicevertrags: https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/ und davon soll vor allem hingewiesen werden auf den
  • Verhaltenskodex
  • Inhalte, Materialien oder Handlungen, die diese Bestimmungen verletzen, sind unzulässig. Mit Ihrer Zustimmung zu diesen Bestimmungen gehen Sie die Verpflichtung ein, sich an diese Regeln zu halten:
  1. Nehmen Sie keine unrechtmäßigen Handlungen vor.
  2. Unterlassen Sie Handlungen, durch die Kinder ausgenutzt werden, ihnen Schaden
  3. zugefügt oder angedroht wird.
  4. Versenden Sie kein Spam. Bei Spam handelt es sich um unerwünschte bzw. unverlangte
  5. Massen-E-Mails, Beiträge, Kontaktanfragen, SMS (Textnachrichten) oder
  6. Sofortnachrichten.
  7. Unterlassen Sie es, unangemessene Inhalte oder anderes Material (das z. B.
  8. Nacktdarstellungen, Brutalität, Pornografie, anstößige Sprache, Gewaltdarstellungen oder
  9. kriminelle Handlungen zum Inhalt hat) zu veröffentlichen oder über die Dienste zuteilen.
  10. Unterlassen Sie Handlungen, die betrügerisch, falsch oder irreführend sind (z. B. unter
  11. Vorspiegelung falscher Tatsachen Geld fordern, sich als jemand anderes ausgeben, die Dienste manipulieren, um den Spielstand zu erhöhen oder Rankings, Bewertungen oder Kommentare zu beeinflussen).
  12. Unterlassen Sie es, wissentlich Beschränkungen des Zugriffs auf bzw. derVerfügbarkeit der Dienste zu umgehen.
  13. Unterlassen Sie Handlungen, die Ihnen, dem Dienst oder anderen Schaden zufügen (z. B. das Übertragen von Viren, das Belästigen anderer, das Posten terroristischer Inhalte, Hassreden oder Aufrufe zur Gewalt gegen andere).


Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

  1. Verletzen Sie keine Rechte anderer (z. B. durch die nicht autorisierte Freigabe von urheberrechtlich geschützter Musik oder von anderem urheberrechtlich geschütztem Material, den Weiterverkauf oder sonstigen Vertrieb von Bing-Karten oder Fotos).
  2. Unterlassen Sie Handlungen, die die Privatsphäre von anderen verletzen.
  3. Helfen Sie niemandem bei einem Verstoß gegen diese Regeln

Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DS-GVO

Zur Nutzung von Office 365 an der Realschule Im Kleefeld ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Darüber möchten wir Sie/ Euch im Folgenden informieren.

Datenverarbeitende Stelle

Städt. Realschule Im Kleefeld Im Martin Havers Kleefeld 19
51467 Bergisch Gladbach

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten der Benutzer von Office 365 werden erhoben, um dem Benutzer die genannten Dienste zur Verfügung zu stellen, die Sicherheit dieser Dienste und der verarbeiteten Daten aller Benutzer zu gewährleisten und im Falle von missbräuchlicher Nutzung oder der Begehung von Straftaten die Verursacher zu ermitteln und entsprechende rechtliche Schritte einzuleiten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung von Office 365 erfolgt auf der Grundlage von DS-GVO Art. 6 lit. a (Einwilligung).

Kategorien betroffener Personen

Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte

Ï Kategorien von personenbezogenen Daten Office 365

Anmeldeinformationen, Rechte und Rollen, Zuteilung zu Gruppen, Geräte- und Nutzungsdaten (Gerätedaten nur bei BYOD und außerschulischer Nutzung relevant], Nutzungsdaten von Inhalten, Interaktionen, Suchvorgänge und Befehle, Text-, Eingabe- und Freihanddaten, [Positionsdaten - vor allem bei BYOD und


Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

außerschulischer Nutzung relevant], Inhalte2, Lizenzinformationen (Anzahl Installationen, bei Nutzung von Office 365 Pro Plus)

Kategorien von Empfängern

Office 365 Intern:

  • ●  Schulische Administratoren (alle technischen und Daten und Kommunikationsdaten, soweit für administrative Zwecke erforderlich)
  • ●  Schulleitung (Zugangsdaten, alle technischen und Daten und Kommunikationsdaten im begründeten Verdachtsfall einer Straftat oder bei offensichtlichem Verstoß gegen die Nutzungsvereinbarung),
  • Extern:
  • ●  Microsoft (zur Bereitstellung der Dienste von Office 365, auf Weisung der Schulleitung, OST vom 25.05.2020.
  • ●  Dienstleister, Administratoren (alle technischen und öffentlichen Daten, soweit für administrative Zwecke erforderlich, auf Weisung der Schulleitung)
  • ●  Ermittlungsbehörden (alle Daten betroffener Benutzer, Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im Verdachtsfall einer Straftat)
  • ●  Betroffene (Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO) Löschfristen
  • Office 365
  • Mit dem Ende der Schulzugehörigkeit erlischt das Anrecht auf die Nutzung von Office 365. Entsprechend wird die Zuweisung von Office 365 Education-Lizenzen zu Benutzern mit Ende der Schulzugehörigkeit, in der Regel zum Schuljahresende, aufgehoben. Damit verliert der Benutzer den Zugriff auf Onlinedienste und -daten. Das bedeutet Folgendes:
  • ●  Alle Daten im Zusammenhang mit dem Konto dieses Benutzers werden von Microsoft 30 Tage aufbewahrt. Eine Ausnahme bilden Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, die entsprechend lange aufbewahrt werden.
  • ●  Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden die Daten von Microsoft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Ausgenommen sind Dokumente, die auf SharePoint Online-Websites gespeichert sind.3
  • Benutzer müssen ihre Daten vorher eigenständig sichern.
  • Recht auf Widerruf
  • Die erteilte Einwilligung kann für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Dabei kann der Widerruf auch nur auf einen Teil der der Datenarten bezogen sein. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle des Widerrufs sämtlicher Verarbeitung personenbezogener Daten im in Office
  • 2 Details siehe https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement#mainenterprisedeveloperproductsmodule (soweit auf Office 365 Education zutreffend)
    3 Siehe Verwalten der Lizenzen und Inhalte von Absolventen in Office 365 Education (11/2018)

 

Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

365 werden die entsprechenden Zugangsdaten aus dem System gelöscht und der Zugang gesperrt.

Weitere Betroffenenrechte

Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zu.

Wichtiger Hinweis - Freiwilligkeit

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Nutzung von Office 365 auf freiwilliger Basis erfolgen. Eine Anerkennung der Nutzervereinbarungen und eine Einwilligung in die Verarbeitung der zur Nutzung von Office 365 erforderlichen personenbezogenen Daten ist freiwillig.

● Die Nutzung von Office 365 setzt immer die Anerkennung der Nutzervereinbarung für Office 365 und die Einwilligung in die diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Betroffenen voraus.

Achtung - diese Seiten verbleiben beim Benutzer, damit du/ Sie jederzeit nachsehen können, wie die Nutzungsvereinbarungen lauten, in welche Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingewilligt wurde und wie man als Betroffener seine Rechte gegenüber der Schule als verantwortliche Stelle geltend machen kann.

Stand: 05.2020

Microsoft Office 365 Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung

Realschule Im Kleefeld, Bergisch Gladbach

Sehr geehrte Erziehungsberechtigte, liebe Schülerinnen und Schüler,

  • ●  Die Nutzung von Office 365 ist nur nach Einwilligung in die Nutzungsvereinbarung möglich.
  • ●  Bei der Nutzung von Office 365 werden automatisch personenbezogene Daten verarbeitet.
  • Dies geht nur, wenn hierfür eine Einwilligung vorliegt.
  • Hierzu möchten wir im Folgenden Ihre / Eure Einwilligungen einholen. Die Zugangsdaten zu Office 365 werden nach Erteilen der Einwilligungen schriftlich mitgeteilt.
  • [Name, Vorname, Geburtsdatum und Klasse der Schülerin / des Schülers]
  • Einwilligung in die Nutzungsvereinbarung für Office 365
    Hiermit willige ich / willigen wir den Nutzungsbedingungen von Office 365 ein, wie zuvor beschrieben:
    Bitte ankreuzen!
  • ☐ja/ ☐nein Nutzungsbedingungen von Office 365 [Ort, Datum]

 

[Unterschrift des / der Erziehungsberechtigten]

[ab dem 16. Geburtstag: Unterschrift Schülerin / Schüler]

und

 

Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern bei der Nutzung von Office 365


Hiermit willige ich / willigen wir in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der oben bezeichneten Person bei der Nutzung von Office 365 Education ein: Bitte ankreuzen!


☐ja/ ☐nein Nutzer-, Nutzungs- und Protokolldaten bei Nutzung von Office 365

Die Einwilligung ist freiwillig. Aus der Nichterteilung oder dem Widerruf der Einwilligung entstehen keine Nachteile.

und

 

[Ort, Datum]

 

[Unterschrift des / der Erziehungsberechtigten]

[ab dem 16. Geburtstag: Unterschrift Schülerin / Schüler]